Após dois anos de estudos e revisões, o Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS) atualizou dois instrumentos fundamentais para a classificação, prazos de guarda e destinação de documentos públicos em órgãos do Poder Executivo do RS: o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD). As ferramentas são voltadas para as pessoas que usam, tramitam, organizam e arquivam documentos físicos e digitais.

Até o dia 31 de janeiro, servidores das Administrações Direta e Indireta do Estado, além do público em geral, com ênfase para associações ligadas à Arquivologia, História e preservação da memória e patrimônio, poderão consultar as novas diretrizes. O objetivo é ouvir sugestões e aperfeiçoar o trabalho que, em seguida, passará pela avaliação do Comitê Gestor do Sistema de Arquivos do Estado (CGSIARQ/RS), responsável pela sua aprovação.

“A atualização chega em um momento estratégico, visto que a última versão dos instrumentos foi publicada em 2017 e já não atendia plenamente à organização do Estado. Os documentos foram redesenhados para contemplar uma estrutura mais moderna, funcional e didática”, explicou a diretora do APERS, Aerta Grazzioli Moscon, salientando que o Estado vive um período de transformação digital.

Entre as inovações trazidas pelas atualizações está a classificação mais simples para os tipos documentais, agora divididos em três níveis hierárquicos: função, subfunção e atividade. A mudança torna a classificação mais fácil de ser entendida e aplicada.

A utilização de códigos padronizados contribui, ainda, para a uniformidade e a comunicação entre diferentes sistemas de gestão documental, o que é essencial em um ambiente cada vez mais digital e integrado.

"Com códigos claros e específicos, os servidores podem identificar rapidamente a categoria correta para cada documento, reduzindo o tempo e o esforço necessários para a classificação, para a identificação do prazo que o documento deve permanecer no arquivo, e para a destinação final, seja a eliminação legalmente aprovada, seja a preservação permanente, procedendo com o recolhimento do documento histórico para o Arquivo Público", explicou o chefe da Divisão de Gestão Documental, Juliano Silva Balbon.

Plano de Classificação de Documentos (PCD)

Instrumento arquivístico que classifica os documentos produzidos e recebidos de acordo com as funções e atividades desenvolvidas pelos Órgãos das Administrações Direta e Indireta do Estado do Poder Executivo do RS.

Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD)

Instrumento arquivístico que determina os prazos de guarda e a destinação dos documentos produzidos pelos Órgãos das Administrações Direta e Indireta do Estado do RS.

Publicação

A publicação oficial dos instrumentos atualizados está prevista para os primeiros meses de 2025. Os novos PCD e a TTD prometem ser marcos na modernização da gestão documental do Rio Grande do Sul, contribuindo para a preservação da memória institucional e para a construção de um Estado mais eficiente e conectado à era digital.

- Interessados em colaborar com o Arquivo Público na avaliação dos instrumentos podem enviar os documentos abaixo editados, com marcações em vermelho, para o e-mail siarq-apers@spgg.rs.gov.br até o dia 31 de janeiro.

- Em caso de dúvidas, entre em contato pelos telefones (51) 3288-1351 ou (51) 3288-1354, ou pelo e-mail siarq-apers@spgg.rs.gov.br.