O Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS) concluiu na segunda-feira (22/11) uma nova etapa do projeto que visa desburocratizar a organização, destinação e armazenamento dos documentos físicos e digitais produzidos pelo Poder Executivo. A entrega contempla o levantamento das funções desempenhadas pelas secretarias que executam as chamadas "atividades-meio", que incluem a gestão de recursos humanos, patrimônio, serviços, materiais, governança, orçamento, tributação, finanças, previdência, entre outras. O trabalho, realizado sob a coordenação da equipe técnica do APERS, contou com o apoio de uma consultoria arquivística contratada a partir do termo de cooperação assinado entre o governo estadual e o Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD) em 2019.

Os levantamentos da segunda etapa do projeto "Estruturação dos Instrumentos de Gestão Documental do Poder Executivo do RS" foram realizados em 10 secretarias e órgãos da administração estadual entre os meses de agosto e outubro de 2021 e contemplaram a análise de diversos documentos, como decretos, estatutos e regimentos. Com o apoio de servidores destacados nos locais para o trabalho, foi possível também concluir a descrição das funções dos departamentos e divisões, assim como das atividades diárias e produção documental destes locais.

"O projeto do APERS propicia a construção coletiva de conhecimento no tocante ao mapeamento dos mais diversos documentos produzidos no desenvolvimento das atividades de cada setor, resultando na qualificação das entregas do projeto. Ainda, cabe ressaltar a importância do trabalho colaborativo de mapeamento para subsidiar a efetiva gestão documental junto aos mais diversos setores", destaca a servidora da SPGG Claudia Melati, participante do projeto como responsável de apoio para a consultoria contratada na secretaria.

Com um total de nove etapas programadas, o projeto coordenado pelo Arquivo Público, departamento vinculado à Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), segue até o final do primeiro semestre de 2022. Entre os próximos passos está prevista, a partir de novembro, a entrega dos resultados colhidos nos levantamentos realizados nas secretarias e órgãos do Estado que atuam na área de Saúde e Minas e Energia. Para janeiro, são esperados os resultados das áreas de Educação, Obras, Meio Ambiente e Infraestrutura.

Entenda o projeto

O projeto “Estruturação dos Instrumentos de Gestão Documental do Poder Executivo do RS" tem entre seus objetivos reestruturar e ampliar o Plano de Classificação (PCD) e uma Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) vigentes. A função de ambos é auxiliar na classificação dos documentos produzidos, recebidos e acumulados e também na definição dos prazos de guarda e destinação dos materiais passíveis de eliminação ou preservação a partir do seu valor histórico. Para atualizar e reestruturar o PCD e a TTD, o Arquivo Público foi contemplado com um financiamento dentro do termo de cooperação firmado pelo governo estadual com o PNUD em novembro de 2019.

A partir da assinatura do convênio, deu-se andamento à formatação dos trabalhos, com a contratação da empresa que é responsável por auxiliar o APERS no processo, além da definição do plano e cronograma de atividades.

A aplicação do PCD e do TTD permite uma gestão documental mais eficiente, o que garantirá diversos ganhos como:

- Otimização de recursos: Um dos resultados esperados para o projeto é a otimização dos recursos humanos e redução de custos com manutenção já que com os instrumentos é possível eliminar documentos prescritos.

- Preservação permanente: A garantia de preservação dos documentos avaliados como históricos para a formação da memória institucional do Governo do Estado.

- Impulso ao conhecimento: A padronização das classificações e a normatização dos processos são fundamentais para auxiliar a recuperação rápida dos documentos, da pesquisa científica e a escrita da história.

- Atendimento à LAI e a LGPD: As entregas previstas permitirão a identificação dos dados que atendem a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a LGPD.

Arquivo Público

O Arquivo Público do RS é a autoridade arquivística do Estado, sendo o órgão gestor do Sistema de Arquivos do RS, responsável pela produção de normativas e orientações sobre gestão de documentos públicos produzidos e recebidos, sejam físicos ou digitais.

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