O Arquivo Público do Estado Rio Grande do Sul (APERS), órgão gestor do Sistema de Arquivos do Estado (SIARQ/RS), e o Comitê Gestor do Sistema elaborou Instrução Normativa sobre a destinação de documentos públicos atingidos pelas enchentes de maio. A Instrução Normativa SPGG nº 10/2024 foi publicada nesta segunda-feira (15/7), com o objetivo de caracterizar a destinação de documentos atingidos com possíveis perdas totais, danos irreversíveis ou reversíveis.

O “Protocolo de apoio e recuperação dos arquivos estaduais atingidos pelos alagamentos”, noticiado internamente ao Poder Executivo, instrui que os responsáveis deverão proceder com a transferência dos documentos para espaço onde poderão ser recuperados. Também define a necessidade de aquisição de equipamentos de proteção individual (EPIs), materiais e demais ferramentas necessárias, além da estruturação das equipes para o trabalho.

O protocolo institui que o órgão ou entidade deve proceder priorizando o salvamento e a recuperação dos documentos sinistrados, sendo a opção da eliminação considerada a partir da classificação dos danos identificados. O regulamento visa tornar a destinação dos documentos atingidos transparente, dando ciência à Administração Pública e à sociedade das perdas documentais.

Classificação dos danos para definição de ações:

I - perda total: trata-se dos casos em que não há mais a materialidade do suporte dos documentos;

II - dano irreversível: trata-se dos casos em que, mesmo havendo a materialidade do suporte, o dano torna irrecuperável o conteúdo informacional dos documentos, fazendo-os inservíveis;

III - dano reversível: trata-se dos casos em que, apesar do sinistro, é possível a identificação da informação e proceder com a estabilização e recuperação do suporte do documento.

Perdas

Nos casos em que houve perdas informacionais e de suporte físico do documento, foi dispensada a obrigatoriedade da abertura de processo de sindicância, visto que os impactos causados pelas enchentes não puderam ser controlados. A sindicância está prevista na Instrução Normativa SMARH 01, publicada em 2016.

O Arquivo Público procederá com as autorizações e reconhecimentos dos fatos, que deverão ser registrados a partir de relatórios contendo fotografias, notícias e preenchimento dos documentos anexos à Instrução Normativa SPGG nº 10/2024.

Os documentos atingidos pela enchente, já classificados e avaliados com previsão de eliminação até 2026, poderão ser descartados antecipadamente ao que define a Tabela de Temporalidade de Documentos vigente. A permissão da medida considera os recursos públicos que seriam empregados na recuperação de documentos brevemente passíveis de descarte.

O Arquivo Público reitera a necessidade de um a avaliação profunda na documentação sinistrada a fim de que a eliminação seja exceção. A recuperação dos arquivos deve ser a regra para os órgãos e entidades do Executivo Estadual.

- Dúvidas sobre a aplicação da IN a partir dos canais oficiais: siarq-apers@spgg.rs.gov.br ou 51 3288-1351 ou 1354.

- Acesse a Instrução Normativa SPGG Nº 10/2024 AQUI 

- Anexo I 

- Anexo II 

- Anexo III 

Arquivo Público

O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS) está vinculado à Subsecretaria de Patrimônio do Estado (SPE), da Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG). Além de órgão gestor do Sistema de Arquivos, promove a gestão documental no Estado e é referência na produção de conhecimento na área. O APERS conta com uma equipe multidisciplinar de servidores, que realizam a custódia de documentos de acesso público, oriundos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, de Tabelionatos e Registro Civil.

_{Texto: Ascom/SPGG}