Governo publica atualizações na tabela de temporalidade e na classificação dos documentos oficiais do Estado
Normativa foi disponibilizada no Diário Oficial na quarta-feira (27/08)
Publicação:
Nesta quarta-feira (27/08), o Governo do Estado do Rio Grande do Sul publicou no Diário Oficial do Estado (DOE) uma série de atualizações no Plano de Classificação de Documentos (PCD) e na Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), instrumentos de gestão documental do Poder Executivo. A atualização prevê novos formatos nos instrumentos, inclusão de códigos e tipos documentais. A normativa é válida para todos os órgãos e entidades do Executivo estadual, incluindo a administração indireta.
Esta é a primeira atualização na gestão arquivística do Estado desde 2017 e foi liderada na gestão estadual pela Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG) por meio do Arquivo Público do RS, departamento responsável pela gestão dos documentos públicos do Estado.
“Os novos PCD e a TTD prometem ser marcos na modernização da gestão documental do Rio Grande do Sul, contribuindo para a preservação da memória institucional e para a construção de um Estado mais eficiente e conectado à era digital”, destaca a secretária da SPGG, Danielle Calazans.
As mudanças estabelecidas já entraram em vigor. Até 31 de dezembro de 2025, a Instrução Normativa n° 01/2017 poderá ser usada, possibilitando a conclusão dos processos de organização documental em andamento.
O que são PCD e TTD
O Plano de Classificação de Documentos é um instrumento de gestão documental que organiza os documentos produzidos e recebidos por uma instituição com base nas funções e atividades que ela desempenha. Já a Tabela de Temporalidade de Documentos determina os prazos de guarda dos documentos públicos e estabelece orientações sobre a sua destinação final. Após o cumprimento desse prazo, os documentos serão eliminados ou preservados de forma permanente. Os critérios para eliminação ou guarda permanente foram definidos por cada ente público, em conformidade com a legislação arquivística vigente.
Entre as mudanças implementadas com a nova normativa, destaca-se a reestruturação do PCD, que passa a ser organizado em três níveis hierárquicos: função, subfunção e atividade. Essa alteração simplifica a estrutura anterior, considerada mais complexa. A Instrução Normativa também estabelece um quadro de códigos de classificação padronizado, com hierarquia decimal, uniformizando a classificação documental em todo o Estado.
Na Tabela de Temporalidade de Documentos, foram estabelecidos critérios mais claros sobre a destinação final de documentos - eliminação ou guarda permanente. A IN também consolida dois cortes cronológicos: documentos anteriores a 1958 e os documentos produzidos entre 1º de janeiro de 2020 e 30 de junho de 2023 - período formalmente considerado como o da pandemia de Covid-19 – devem ser preservados de forma permanente.
A nova normativa também exige a integração dos instrumentos de gestão documental aos sistemas informatizados de produção e tramitação de documentos para maior eficiência e rastreabilidade.
“A consolidação normativa, ao reunir em um único documento orientações antes dispersas, como os cortes cronológicos e critérios de destinação, agiliza o trabalho e reduz o risco de inconsistências. Como exemplo, a tabela de temporalidade revisada oferece definições precisas sobre os prazos de guarda, incluindo os conceitos de prazo corrente e intermediário, além de esclarecer o momento inicial da contagem desses prazos, o que elimina dúvidas recorrentes entre os profissionais”, ressalta Vinícius Deprá, titular da Subsecretaria de Patrimônio do Estado, à qual o Arquivo Público está vinculado.
Texto: Felipe Michalski, Ascom/SPGG
Entre as mudanças implementadas com a nova normativa, destaca-se a reestruturação do PCD, que passa a ser organizado em três níveis hierárquicos: função, subfunção e atividade. Essa alteração simplifica a estrutura anterior, considerada mais complexa. A Instrução Normativa também estabelece um quadro de códigos de classificação padronizado, com hierarquia decimal, uniformizando a classificação documental em todo o Estado.
Na Tabela de Temporalidade de Documentos, foram estabelecidos critérios mais claros sobre a destinação final de documentos - eliminação ou guarda permanente. A IN também consolida dois cortes cronológicos: documentos anteriores a 1958 e os documentos produzidos entre 1º de janeiro de 2020 e 30 de junho de 2023 - período formalmente considerado como o da pandemia de Covid-19 – devem ser preservados de forma permanente.
A nova normativa também exige a integração dos instrumentos de gestão documental aos sistemas informatizados de produção e tramitação de documentos para maior eficiência e rastreabilidade.
“A consolidação normativa, ao reunir em um único documento orientações antes dispersas, como os cortes cronológicos e critérios de destinação, agiliza o trabalho e reduz o risco de inconsistências. Como exemplo, a tabela de temporalidade revisada oferece definições precisas sobre os prazos de guarda, incluindo os conceitos de prazo corrente e intermediário, além de esclarecer o momento inicial da contagem desses prazos, o que elimina dúvidas recorrentes entre os profissionais”, ressalta Vinícius Deprá, titular da Subsecretaria de Patrimônio do Estado, à qual o Arquivo Público está vinculado.
Texto: Felipe Michalski, Ascom/SPGG