Com o objetivo de alavancar atividades dentro da administração pública estadual, a Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG) deu início em 2023 ao uso da Automação Robótica de Processos (RPA) para a otimização de tarefas consideradas repetitivas e manuais. Departamentos como o Arquivo Público do RS (APERS) e o Departamento de Contratos Transversais (DECON) foram os precursores na utilização de ferramentas de RPA, tecnologia viabilizada pela Microsoft que utiliza robôs de software, no governo do Estado, e estimam alcançar economia de até 130 horas de trabalho por ano, tempo que pode ser direcionado a tarefas mais complexas pelos servidores. Os robôs, também chamados de bots, são capazes de reproduzir ações humanas, como clicar e digitar, de forma ininterrupta e precisa.

A organização para projetos de automação por RPA na SPGG tiveram início em março de 2023 e entraram em uso em abril de 2023. Atualmente sob coordenação da Subsecretaria de Governança e Estratégia de TIC e Digital, o trabalho da SPGG viabilizou licenças-teste do programa Power Automade junto à Microsoft e aproximou fornecedores parceiros e contou ainda com o apoio operacional da Procergs. O programa permite que pessoas com apenas o conhecimento básico de lógica de programação possam criar robôs que colaborem em ganho de tempo e aumento de produtividade no trabalho.

“Modernizar e agilizar processos é um dos objetivos presentes no Mapa Estratégico do Estado e a busca por otimizar o tempo dos servidores através do uso de RPA vai ao encontro deste objetivo”, destacou a secretária da SPGG, Danielle Calazans. “Ao abraçar novas tecnologias, o Estado oportuniza que os agentes públicos possam direcionar sua atenção a áreas mais estratégicas e, consequentemente, gerar mais entregas aos cidadãos”, completou.

SPGG

Uma das atividades realizadas pelo Arquivo Público é a catalogação de habilitações de casamento, tarefa que compreende etapas repetitivas que exigem tempo dos servidores. Sendo assim, uma das possibilidades de uso da inteligência artificial percebida pelo departamento foi o auxílio na criação de pastas para a separação das imagens das habilitações de casamento, etapa antes feita manualmente. Em agosto de 2023, foram indexadas 41.455 imagens, e em setembro, o número chegou a 97.169 imagens. Com a automação, houve redução de 98,3% do tempo de trabalho dedicado à atividade, representando mais de 120 horas de economia por ano. Além do Arquivo Público, o Departamento de Contratos Transversais implementou, em abril de 2023, ferramenta para compilar e organizar a documentação relativa aos contratos com empresas terceirizadas.

O uso na SPGG veio na sequência do trabalho realizado na Procuradoria-Geral do Estado (PGE-RS), sendo o primeiro implementado ainda em 2022, que utilizam três soluções para realização de tarefas rotineiras, entre elas o cálculo de valores devidos ao Estado, pesquisa de endereços de CPFs e CNPJs de devedores executados em processos judiciais e organização do fluxo de trabalho na Câmara de Conciliação de Precatórios.

"O poder público está cheio de oportunidades para o uso de automação. Em cada setor encontramos pelo menos uma tarefa com potencial de aplicação de RPA”, afirma o diretor do Departamento de TIC e Digital, da Subsecretaria de Governança e Estratégia de TIC e Digital (STI) da SPGG, André Benetti. “Com ferramentas low-code, que exigem pouco domínio de codificação, esse tipo de solução ficou ao alcance de todos, bastando interesse e apoio, o que procuramos oferecer desde 2023. No atual contexto da administração pública, de recursos humanos cada vez mais escassos, temos que direcionar os servidores para as tarefas complexas”, conclui.

_{Texto: Karine Paixão, Ascom/SPGG}