Nesta sexta-feira (23/5), representantes de diferentes setores da Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG) participaram da primeira reunião geral do órgão sobre o plano de implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no Estado do Rio Grande do Sul. O encontro online foi comandado pela Subsecretaria de Governança e Estratégia de TIC e Digital (STI), que está a cargo da execução da iniciativa, e do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (Apers), responsável pela gestão documental do projeto.

O SEI, definido como um sistema de produção e gestão de documentos e processos eletrônicos, está sendo implantado no Estado a partir de projetos-pilotos, sendo o primeiro deles na Empresa de Assistência Técnica e Extensão Rural do Rio Grande do Sul e Associação Sulina de Crédito e Assistência Rural (Emater/RS-Ascar). A primeira parte da reunião destacou as vantagens do uso da ferramenta, como interface intuitiva e unificação de formatos, além de detalhar os passos para a expansão do SEI no Estado. O chefe da Divisão de Projetos Estratégicos de TI e Comunicação da STI, Arthidor Borges, e a servidora Bruna Volkmann Oliveira foram os responsáveis pela apresentação deste segmento.

Na segunda parte do encontro, foram discutidos os trâmites para a gestão documental adequada, que é concluída com a eliminação ou guarda permanente do documento. O chefe da Divisão de Gestão Documental do Apers, Juliano Balbon, comentou, ainda, sobre a importância da padronização dos arquivos eletrônicos e, com a implantação do SEI, a necessidade de identificação e parametrização dos documentos dentro da ferramenta. As dez áreas de mapeamento processual, que incluem gestão de recursos humanos e de patrimônio, também receberam destaque.

Na próxima semana haverá a primeira conversa com pontos focais das subsecretarias da SPGG sobre a gestão do SEI, focando nas especificidades documentais de cada setor.

Texto: Karine Paixão, Ascom/SPGG