A participação da equipe do Arquivo Público do Rio Grande do Sul (Apers) na 18ª edição do Fórum de Diretores Administrativos do Estado nesta quinta-feira (1/7) marcou o início da nova etapa do projeto "Estruturação dos Instrumentos de Gestão Documental do Poder Executivo do RS". O trabalho do governo do RS, que conta com a cooperação do Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD) e visa a atualização do chamado Plano de Classificação de Documentos (PCD) e da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), instrumentos essenciais na organização das informações da administração, chega à fase de mapear como funcionam hoje as atividades que produzem documentação nos órgãos e secretarias do governo estadual.

Para isso, os(as) servidores(as) do Apers e a empresa contratada para auxiliar na demanda estarão em contato pelos próximos meses com os(as) indicados(as) pelas pastas. O trabalho consistirá na produção de diagnósticos e respostas a entrevistas e formulários. A partir desse diagnóstico, a empresa e o Arquivo terão os subsídios necessários para estruturar o PCD e o TTD. Pelo cronograma estabelecido, as secretarias de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), à qual o Arquivo Público é vinculado, e as secretarias de Saúde e da Segurança Pública serão as primeiras a receber os contatos da equipe.

“Os processos que envolvem a produção, o armazenamento e a organização de documentos são fundamentais para o funcionamento de qualquer órgão ou empresa. Na administração pública, a chamada gestão documental ganha papel ainda mais relevante, já que as informações produzidas, recebidas e acumuladas devem ser mantidas em arquivos públicos para acesso da população. Este trabalho é essencial para a preservação da memória da sociedade e para a garantia dos direitos individuais e coletivos”, destaca o titular da SPGG, Claudio Gastal.

O trabalho, que é um dos projetos prioritários da SPGG no Acordo de Resultados 2021, teve início em junho de 2021 e as entregas dos produtos finais devem ser realizadas ao fim de 12 meses.

“Os instrumentos de gestão são importantes para capilarização das normativas do Sistema de Arquivos do Estado, pois ampliam as possibilidades de gerir todos os documentos produzidos pelo Poder Executivo. Este é um grande passo para o Arquivo Público e principalmente para o Estado, tão preocupado pela desburocratização e eficiência dos processos”, avalia a diretora do Apers, Aerta Grazzioli Moscon.

Entenda o projeto

Para atualizar e estruturar o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), instrumentos essenciais para a organização das informações da administração, o Arquivo Público foi contemplado com um financiamento dentro do acordo firmado pelo governo estadual com o PNUD em novembro de 2019.

A partir da assinatura do convênio, deu-se andamento à formatação dos trabalhos, com a contratação da empresa que será responsável por auxiliar o Apers no processo, além da definição do Plano e Cronograma de atividades. Passada a fase inicial do projeto, o trabalho chegou ao momento de compreender como funcionam hoje nos órgãos e secretarias do governo estadual as atividades que produzem documentação, suas normas e regimentos.

A aplicação desses instrumentos permitem uma gestão documental mais eficiente, o que garantirá diversos ganhos como:

- Otimização de recursos

Um dos resultados esperados para o projeto é a otimização dos recursos humanos e redução de custos com manutenção já que com os instrumentos é possível eliminar documentos prescritos.

- Preservação permanente

A garantia de preservação permanente dos acervos é relevante para a formação da memória institucional.

- Impulso ao conhecimento

A padronização das classificações e a normatização dos processos de digitalização são fundamentais para auxiliar a pesquisa científica e a escrita da história.

- Atendimento à LGPD

As entregas previstas permitirão a identificação dos dados que atendem a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a LGPD.

_{Texto: Vagner Benites, Ascom/SPGG}