Após um ano de levantamento das atividades e da produção documental nas secretarias e entes do Poder Executivo, o Arquivo Público do Rio Grande do Sul (Apers) deu um novo passo no projeto que visa a modernização da gestão documental do Poder Executivo. Em reunião realizada no dia 26 de janeiro com cerca de 20 arquivistas do governo estadual, teve início o processo de validação dos dados que constarão no Plano de Classificação (PCD) e na Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), instrumentos que orientam a classificação dos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelo poder público estadual e também auxiliam na definição dos prazos de guarda e na destinação dos materiais passíveis de eliminação ou preservação a partir do seu valor histórico.

No encontro foi feita a apresentação das análises das temporalidades estabelecidas para os documentos das chamadas atividades-meio do Estado, como recursos humanos, gestão orçamentária, gestão de patrimônio e governança. A previsão é de que a etapa seja concluída até a primeira quinzena de fevereiro.

Com o apoio dos arquivistas, o passo seguinte do projeto "Estruturação dos Instrumentos de Gestão Documental do Poder Executivo do RS", realizado a partir de uma cooperação com o Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD) e liderado no governo estadual pelo Apers, vinculado à Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), é a apresentação do Plano e da Tabela ao Comitê Gestor do Sistema de Arquivos do Estado (Siarq), responsável pelas políticas de Gestão Documental no Poder Executivo. A aprovação no Comitê é o último passo antes da implementação das novas diretrizes pelas secretarias e entes do governo, cuja expectativa é de que ocorra até o final de 2023.

Entre os resultados esperados com o trabalho está a otimização dos recursos humanos e a redução de custos com manutenção, com a racionalização de uso de espaços físicos e digitais, já que com os instrumentos é possível descartar documentos prescritos. Com os novos instrumentos também fica garantida a preservação dos documentos avaliados como históricos para a formação da memória institucional do Governo do Estado.

“Os instrumentos são essenciais para identificar os documentos que podem ser descartados quanto aqueles que são históricos e que devem ser preservados. Este projeto coloca o Apers frente a gestão e racionalização da informação, alinhado às políticas de transformação digital e transparência ativa do Estado, beneficiando a população com serviços rápidos e eficientes. O apoio dos arquivistas lotados tanto nas secretarias quanto na administração indireta está sendo fundamental para a conclusão do projeto”, destaca o chefe da Divisão de Gestão Documental do Apers, Juliano Balbon.

Passado o período de guarda legal, que pode variar entre 2 e 95 anos, a depender do tipo de documento, é estimado que a aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade ampare a eliminação de documentos sem valor jurídico, fiscal ou probatório.

Arquivo Público

Vinculado à SPGG, o Arquivo Público do Rio Grande do Sul foi criado em 8 de março de 1906 e é o órgão gestor do Sistema de Arquivos, promotor da gestão documental no Estado. O trabalho do Apers tem por objetivo a normatização e a orientação sobre a gestão documental e também a preservação da memória do Estado com ações voltadas à cultura.

_{Texto: Vagner Benites, Ascom}